2　前項の規定による報告は、次の各号に掲げる報告の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める日までに報告するものとする。

3　総務グループは、第1項の報告を受けた場合であって、法第68条第1項に規定する事態が生じたときは、当該事態が生じた旨を個人情報保護委員会に報告しなければならない。

2　所管グループは、前項の規定により目的外利用協議届出書の提出があったときは、ファイル簿単票ごとに目的外利用記録簿(内部利用)(様式第3号)により記録するものとする。

2　利用グループ等は、前項の規定による外部提供をしたときは、ファイル簿単票ごとに外部提供記録簿(法第69条関係)(様式第4号)にその旨を記録するものとする。

3　利用グループ等は、第1項の規定による外部提供を行う場合において、行政機関等以外の者に保有個人情報を提供するときは、当該行政機関等以外の者に対し法第70条の規定による必要な措置を講ずることを求めるものとする。この場合において、必要があると認めるときは、保有個人情報の提供前又は随時に個人情報の管理に関し実地の調査等を行うものとする。

4　利用グループ等は、前項の規定により実地の調査等を行った場合において、必要があると認めるときは、個人情報の管理に関し改善を求めるものとする。

5　利用グループ等は、第1項の規定により他の行政機関等に外部提供を行う場合において、必要があると認めるときは、当該行政機関等に対し法第70条の規定による必要な措置を講ずることを求めるものとする。

6　第2項の規定にかかわらず、利用グループ等は、個人情報ファイル簿に規定する記録情報の経常的提供先に保有個人情報を提供したときは、外部提供記録簿(個人情報ファイル簿用)(様式第5号)により記録するものとする。

2　所管グループは、前項の規定により個人情報ファイル簿等を作成したときは、当該個人情報ファイル簿等を総務グループに提出するとともに、その控えを当該所管グループにおいて保管するものとする。

3　総務グループは、前項の規定により個人情報ファイル簿等の提出を受けたときは、当該個人情報ファイル簿等を保管するとともに、個人情報ファイル簿等に記載されている事項を記載した目録(以下「目録」という。)を作成するものとする。

4　所管グループは、個人情報ファイル簿等の記載事項に変更があったとき、又は個人情報ファイルを保有しなくなったときは、個人情報ファイル簿変更・廃止届出書(規則様式第4号)により総務グループに届け出るものとする。

5　総務グループの職員(以下「担当者」という。)は、第2項又は前項の規定により所管グループから個人情報ファイル簿等の提出を受けたとき、又は個人情報ファイル簿変更・廃止届出書の届出を受けたときは、個人情報ファイル簿等及び目録の加除を適切に行うものとする。

2　ファイル簿単票の本人の数が1,000人以上を含む個人情報ファイル簿は、インターネットその他の情報通信技術を利用する方法により、公表するものとする。

2　担当者又は職員は、前項の規定により相談を受けた場合において、開示請求に係る保有個人情報が政令第16条各号のいずれかに該当したとき、法第88条の規定により他の法令に基づき法第87条に規定する方法と同一の方法で開示することとされているとき、又は法第124条の規定により適用除外等となるときは、当該保有個人情報が開示請求の対象とはならない旨を、開示請求をしようとする者に説明するものとする。

2　開示請求は、口頭、電話、ファクシミリ又は電子メールの方法により行うことができない。

3　担当者は、第1項の規定により開示請求を受けた場合は、次の各号に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号に定める方法により開示請求者の本人確認又は本人の代理人による開示請求であることの確認を行うものとする。

4　本人確認書類は、次に掲げるものとする。

5　本人確認書類は、当該本人確認書類に顔写真が貼られていない場合は、本人確認書類を2枚以上提出又は提示をするものとする。

6　法定代理人確認書類は、次に掲げるものとする。

2　担当者は、開示請求に係る保有個人情報は、目録及び龍ケ崎地方塵芥処理組合文書事務及び文書整理保存規則(昭和50年龍ケ崎地方塵芥処理組合規則第5号)第2条において準用する龍ケ崎市文書取扱規程(平成10年龍ケ崎市訓令第1号)第42条第1項に規定するファイル基準表(以下「ファイル基準表」という。)における検索、職員からの聞き取り等により、当該保有個人情報の存否の確認を行い、その内容に関しできる限り具体的に特定するものとする。

3　担当者は、前項の規定により開示請求に係る保有個人情報を特定する場合は、当該保有個人情報が存在しているか否かを答えるだけで、法第78条第1項に規定する不開示情報を開示することとなるときがあることに留意するものとする。

4　担当者は、開示請求書の確認を行った場合において、当該開示請求書に記載漏れ又は不明な箇所があるときは、開示請求書の補正を、前条第3項各号に規定する書類の提出又は提示に不備があったときは、当該書類の提出又は提示を開示請求者に求めるものとする。

2　担当者は、前項の規定により開示請求書の写しを作成したときは、そのうち1部を開示請求者に交付し、次に掲げる事項について説明するものとする。

3　担当者は、開示請求書の提出を郵送により受けたときは、開示請求者に対し当該開示請求書を受理したことを電話により連絡するとともに、前項各号に掲げる事項について説明するものとする。

2　担当者は、前項の規定により開示請求書の原本を送付したときは、個人情報開示請求受付簿(様式第6号)に必要事項を記入し、前条第1項の規定により作成した開示請求書の写しのうち1部とともに、総務グループにおいて保管するものとする。

3　所管グループは、第1項の規定により開示請求書の原本の送付を受けた場合は、個人情報開示請求等処理簿(様式第7号)を作成し、開示請求書の原本とともに管理するものとする。

2　職員は、前項の規定による確認を行った場合において、開示請求書に形式上の不備があるときは、法第77条第3項の規定により相当の期間を定めて、その補正を求めるものとする。この場合において、職員は、開示請求者に対し補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。

3　職員は、前条第1項の規定により開示請求書の原本の送付を受けた場合であって、開示請求者が任意代理人であったときは、必要に応じて電話等により開示請求の内容、委任の意思等を開示請求に係る本人に確認するものとする。この場合において、開示請求書に記載されている内容が当該本人の意思と異なるときは、開示請求者に対し補正を求めるものとする。

2　所管グループは、前項の規定による事務処理(第21条の規定により意見書が提出された場合は、当該意見書の内容を含む。)を踏まえ、次に掲げる事項に留意して開示決定等をするものとする。

3　開示決定等は、開示請求書の提出があった日から14日以内にするものとする。この場合において、開示請求者に前条第2項の規定による補正を求めたときは、当該期間は当該補正を求めた期間を除いた期間とする。

4　所管グループは、法第82条第1項の規定により開示決定をした場合は、速やかに開示決定通知書又は部分開示決定通知書(以下「開示決定等通知書」という。)を作成し、開示請求者に送付するものとする。

5　所管グループは、前項の規定により開示決定通知書を送付する場合において、開示請求書により開示決定に係る保有個人情報の開示の実施方法及び実施の希望日を確認することができないときは、当該開示決定等通知書に保有個人情報の開示の実施方法等申出書(規則様式第19号。以下「申出書」という。)を添えて、開示請求者に送付するものとする。

6　所管グループは、次の各号のいずれかに該当する場合は、法第82条第2項の規定により開示請求に係る保有個人情報の全部を開示しないことの決定をし、不開示決定通知書により開示請求者に通知するものとする。

7　所管グループは、前項の規定により開示請求に係る保有個人情報の全部を開示しない決定をした場合において、前項第6号に該当したときは、個人情報の開示請求を拒否する旨の決定について(報告)(様式第8号)により当該決定をした理由等を審査会に報告しなければならない。ただし、当該決定に対する審査請求があった場合において、第54条第1項の規定により審査会に諮問するときは、この限りでない。

2　所管グループは、条例第6条の規定により開示請求に係る保有個人情報が著しく大量であるため、開示請求があった日から44日以内にその全てについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがあり、当該期間内に開示請求があった保有個人情報のうち開示決定等ができる部分に関し開示決定等をする場合は、その旨を決定し、決定期間特例延長通知書により開示請求者に通知するものとする。この場合において、次に掲げる事項について留意するものとする。

2　所管グループは、前項の規定により事案を移送する場合は、他の行政機関の長等にあっては保有個人情報の開示請求に係る事案移送書(規則様式第13号。以下「開示請求事案移送書」という。)により、開示請求者にあっては保有個人情報の開示請求に係る事案の移送通知書(規則様式第14号。以下「開示請求事案移送通知書」という。)により通知しなければならない。この場合において、所管グループは、送付した開示請求事案移送書及び開示請求事案移送通知書の写しを総務グループに送付するものとする。

3　所管グループは、法第85条第1項の規定により他の行政機関の長等から事案の移送を受けた場合は、同条第2項の規定により開示決定等をするものとする。この場合において、開示決定をしたときは、当該他の行政機関の長等に対し開示の実施に必要な協力を求めるものとする。

2　所管グループは、開示請求に係る保有個人情報に第三者に関する情報が含まれている場合であって、当該保有個人情報が法第86条第2項各号のいずれかに該当するときは、当該第三者に対し保有個人情報の開示に係る意見照会書(法第86条第2項適用)(規則様式第16号)により通知し、意見書を提出する機会を与えなければならない。

3　所管グループは、前2項に規定する意見書は、おおむね1週間以内に提出するよう当該第三者に求めるものとする。

4　所管グループは、第1項及び第2項の規定により当該第三者に意見書の提出の機会を与えるときは、開示請求者の個人の識別性をできる限り消去する等、当該開示請求者の権利利益の保護に十分配慮した上で行うものとする。

5　意見書は、保有個人情報の開示に係る意見書(規則様式第17号)により提出を求めるものとし、反対意見書として提出する場合は、次の各号の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める状況について記載を求めるものとする。

6　所管グループは、第三者が反対意見書を提出した場合において、当該第三者が保有個人情報を開示されると支障があるとした部分に関し開示決定をするときは、保有個人情報を開示決定した旨の通知書(規則様式第18号。以下「反対意見者への通知書」という。)により当該第三者に通知しなければならない。この場合において、所管グループは、当該第三者から提出された意見書及び当該第三者に送付した反対意見者への通知書の写しを総務グループに送付するものとする。

7　所管グループは、前項の規定による開示決定をしたときは、当該開示決定の日から開示決定に係る保有個人情報の開示を実施するまでに2週間以上期間を空けなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、法第82条第1項の規定により保有個人情報の一部に関し開示決定をした保有個人情報が電磁的記録に記録されている場合は、不開示情報を特定の記号に置き換える、非表示にする等、不開示情報が閲覧又は視聴ができない措置を講じて保有個人情報の開示を実施するものとする。ただし、技術的に困難なとき、又はシステムの変更を要する等により多額の経費がかかることが見込まれるときは、この限りでない。

2　総務グループは、所管グループが開示請求に係る保有個人情報の写しを郵送により交付するときは、当該写しを交付するまでに開示請求に係る保有個人情報の写しの作成及び送付に要する費用の納付を開示請求者に求めるものとする。

3　総務グループは、前項の規定により開示請求者に費用の納付を求めた場合において、当該費用の納付を確認できたときは、当該開示請求者に郵送により保有個人情報の写しを交付するものとする。この場合において、郵送に当たっては、封筒に親展を表示し、簡易書留その他郵便を差し出した記録が分かる方法により行うものとする。

2　訂正請求は、法第90条第1項各号のいずれにも該当しない場合又は訂正請求に係る保有個人情報の開示を受けた日から90日を経過した場合は、行うことができない。

3　訂正請求は、口頭、電話、ファクシミリ又は電子メールの方法により行うことができない。

4　第13条第3項の規定は、訂正請求者の本人確認又は本人の代理人による訂正請求の確認について準用する。この場合において、同項中「第1項の規定により開示請求」とあるのは、「訂正請求」と、「開示請求」とあるのは、「訂正請求」と、「開示請求者」とあるのは、「訂正請求者」と読み替えるものとする。

2　担当者は、訂正請求書の確認を行った場合において、当該訂正請求書に記載漏れ又は不明な箇所があるときは、訂正請求書の補正を、前条第4項の規定により読み替えて準用する第13条第3項各号に規定する書類の提出又は提示に不備があったときは、当該書類の提出又は提示を訂正請求者に求めるものとする。

2　担当者は、前項の規定により訂正請求書の写しを作成したときは、そのうち1部を訂正請求者に交付し、次に掲げる事項について説明するものとする。

3　担当者は、訂正請求書の提出を郵送により受けたときは、訂正請求者に対し当該訂正請求書を受理したことを電話により連絡するとともに、前項各号に掲げる事項について説明するものとする。

2　職員は、前項の規定による確認を行った場合において、訂正請求書に形式上の不備があるときは、法第91条第3項の規定により相当の期間を定めて、その補正を求めるものとする。

3　職員は、前条の規定により訂正請求書の原本の送付を受けた場合であって、訂正請求者が任意代理人であったときは、必要に応じて電話等により訂正請求の内容、委任の意思等を当該訂正請求に係る本人に確認するものとする。この場合において、訂正請求書に記載されている内容が当該本人の意思と異なるときは、訂正請求者に対しその補正を求めるものとする。

2　所管グループは、前項の規定による調査を行った場合は、次に掲げる事項に留意して訂正決定等をするものとする。この場合において、訂正請求に係る保有個人情報が他のグループ等に関連するものであるとき、又は他のグループ等から提供を受けたものであるときは、訂正決定等に関し当該他のグループ等と必要な調整を行うものとする。

3　訂正決定等は、訂正請求書の提出があった日から30日以内にするものとする。この場合において、訂正請求者に前条第2項の規定による補正を求めたときは、当該期間は当該補正を求めた期間を除いた期間とする。

4　所管グループは、法第93条第1項の規定により訂正決定をした場合は、速やかに訂正決定通知書を作成し、訂正請求者に通知するものとする。

5　所管グループは、次の各号のいずれかに該当する場合は、法第93条第2項の規定により訂正請求に係る保有個人情報の訂正をしないことを決定し、不訂正決定通知書により訂正請求者に通知するものとする。

2　所管グループは、訂正決定等に特に長期間を要すると認める場合は、法第95条の規定により相当の期間内に訂正決定等をすることを決定し、訂正決定期間特例延長通知書により訂正請求者に通知するものとする。この場合において、次に掲げる事項について留意するものとする。

2　保有個人情報の訂正の方法は、次の各号に掲げる場合に応じ、それぞれ当該各号に定めるとおりとする。

3　訂正決定に係る保有個人情報の訂正は、訂正請求者に通知した訂正決定通知書に記載した訂正年月日にするものとする。

4　所管グループは、第1項の規定により保有個人情報の訂正をした場合において、当該保有個人情報を他のグループ等に利用させ、又は提供しているときは、当該他のグループ等に対し、訂正決定の内容を通知するとともに、保有個人情報の訂正を依頼するものとする。

2　所管グループは、前項の規定により事案を移送するときは、他の行政機関の長等にあっては保有個人情報の訂正請求に係る事案移送書(規則様式第28号。以下「訂正請求事案移送書」という。)により、訂正請求者にあっては保有個人情報の訂正請求に係る事案移送通知書(規則様式第29号。以下「訂正請求事案移送通知書」という。)により通知しなければならない。この場合において、所管グループは、送付した訂正請求事案移送書及び訂正請求事案移送通知書の写しを総務グループに送付するものとする。

2　利用停止請求は、法第98条第1項各号のいずれにも該当しない場合又は利用停止請求に係る保有個人情報の開示を受けた日から90日を経過した場合は、行うことができない。

3　利用停止請求は、口頭、電話、ファクシミリ又は電子メールの方法により行うことができない。

4　第13条第3項の規定は、利用停止請求者の本人確認又は本人の代理人による利用停止請求の確認について準用する。この場合において、同項中「第1項の規定により開示請求」とあるのは、「利用停止請求」と、「開示請求」とあるのは、「利用停止請求」と、「開示請求者」とあるのは、「利用停止請求者」と読み替えるものとする。

2　担当者は、利用停止請求書の確認を行った場合において、当該利用停止請求書に記載漏れ又は不明な箇所があるときは、利用停止請求書の補正を、前条第4項の規定により読み替えて準用する第13条第3項各号に規定する書類の提出又は提示に不備があったときは、当該書類の提出又は提示を利用停止請求者に求めるものとする。

2　担当者は、前項の規定により利用停止請求書の写しを作成した場合は、そのうち1部を利用停止請求者に交付し、次に掲げる事項について説明するものとする。

3　担当者は、利用停止請求書の提出を郵送により受けた場合は、利用停止請求者に対し当該利用停止請求書を受理したことを電話により連絡するとともに、前項各号に掲げる事項について説明するものとする。

2　職員は、前項の規定による確認を行った場合において、利用停止請求書に形式上の不備があるときは、法第99条第3項の規定により相当の期間を定めて、その補正を求めるものとする。

3　職員は、前条の規定により利用停止請求書の原本の送付を受けた場合であって、利用停止請求者が任意代理人であったときは、必要に応じて電話等により利用停止請求の内容、委任の意思等を当該利用停止請求に係る本人に確認するものとする。この場合において、利用停止請求書に記載されている内容が当該本人の意思と異なるときは、利用停止請求者に対しその補正を求めるものとする。

2　所管グループは、前項の規定による調査を行った場合は、次に掲げる事項に留意して利用停止決定等をするものとする。この場合において、利用停止請求に係る保有個人情報が他のグループ等に関連するものであるとき、又は他のグループ等から提供を受けたものであるときは、利用停止決定等に関し当該他のグループ等と必要な調整を行うものとする。

3　利用停止決定等は、利用停止請求書の提出があった日から30日以内にするものとする。この場合において、利用停止請求者に前条第2項の規定による補正を求めたときは、当該期間は当該補正を求めた期間を除いた期間とする。

4　所管グループは、法第101条第1項の規定により利用停止決定をした場合は、速やかに利用停止決定通知書を作成し、利用停止請求者に通知するものとする。

5　所管グループは、次の各号のいずれかに該当する場合は、法第101条第2項の規定により利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止をしないことを決定し、利用不停止決定通知書により利用停止請求者に通知するものとする。

2　所管グループは、利用停止決定等に特に長期間を要すると認める場合は、法第103条の規定により相当の期間内に利用停止決定等をすることを決定し、利用停止決定期間特例延長通知書により利用停止請求者に通知するものとする。この場合において、次に掲げる事項について留意するものとする。

2　保有個人情報の利用停止の方法は、利用停止をする保有個人情報の取扱いの状況、保有個人情報が記録されている行政文書等に応じ、適切に行うものとする。

3　利用停止決定に係る保有個人情報の利用停止は、利用停止請求者に通知した利用停止決定通知書に記載した利用停止年月日にするものとする。

4　所管グループは、第1項の規定により保有個人情報の利用停止をした場合において、当該保有個人情報を他のグループ等に利用させ、又は提供しているときは、当該他のグループ等に対し、利用停止決定の内容を通知するとともに、保有個人情報の利用停止を依頼するものとする。

2　審査請求書は、審査請求人が法人その他の社団若しくは財団である場合、総代を互選した場合又は代理人によって審査請求をする場合は、前項各号に掲げる事項のほか、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所又は居所を記載するものとする。

3　審査請求は、口頭、電話、ファクシミリ又は電子メールの方法により行うことができない。ただし、法令により口頭ですることができる旨の定めがある場合は、口頭で審査請求をすることができる。

4　担当者は、審査請求書の提出を受けた場合は、当該審査請求書に受付印を押印して受理し、その写しを作成するとともに、作成した審査請求書の写しを審査請求人に交付するものとする。この場合において、担当者は、審査請求処理簿(様式第9号)に必要な事項を記載し、審査請求の処理の経過を記録するものとする。

2　担当者は、法第105条第1項各号のいずれかに該当する場合は、第54条第1項に規定する審査会への諮問を経ないで、裁決をすることができる。

2　所管グループは、前項の規定により審査請求書の送付を受けた場合は、弁明書を作成するものとし、当該弁明書の正本並びに当該弁明書を送付すべき審査請求人及び総務グループが指定した通数の副本を総務グループに提出するものとする。

3　担当者は、前項の規定により弁明書の提出を受けた場合は、審査請求人にあっては弁明書送付書(審査請求人用)(様式第12号)、法第106条第2項の規定により読み替えて適用する行服法第13条第4項に規定する参加人(以下「参加人」という。)にあっては弁明書送付書(参加人用)(様式第13号)に当該弁明書の副本を添えて、審査請求人又は参加人に送付しなければならない。

2　参加人は、法第106条第2項の規定により読み替えて適用する行服法第30条第2項の規定により審査請求に係る事件に関する意見を記載した書面(以下「意見書」という。)を総務グループに提出することができる。この場合において、総務グループが意見書を提出すべき相当の期間を定めたときは、その期間内にこれを提出しなければならない。

3　前2項に規定する反論書又は意見書は、正本並びに当該弁明書又は当該意見書を送付すべき審査請求人又は参加人及び総務グループが指定した通数の副本を提出するものとする。

4　総務グループは、審査請求人から反論書の提出があった場合は当該反論書の副本を参加人及び所管グループに、参加人から意見書の提出があった場合は当該意見書の副本を審査請求人及び所管グループに、それぞれ送付しなければならない。

2　総務グループは、前項の規定により閲覧等申請書が提出を受けた場合は、その内容を確認するものとする。

3　総務グループは、前項の規定により閲覧等申請書を確認したときは、当該閲覧等申請書に受付印を押印し、その写しを審査請求人又は参加人に交付するものとする。

4　提出書類等の閲覧は、総務グループが当該閲覧を実施する日時及び場所を指定した書面を審査請求人又は参加人に通知し、実施するものとする。

5　総務グループは、提出書類等の閲覧を実施する場合は、審査請求人又は参加人に前項に規定する書面の提示を求めるとともに、本人確認書類の提示を求めることにより本人確認を行うものとする。

6　審査請求人又は参加人は、提出書類等の写しの交付を受ける場合は、行服法第38条第6項の規定により読み替えて適用する同条第4項の規定により、龍ケ崎地方塵芥処理組合行政不服審査に関する条例(平成29年龍ケ崎地方塵芥処理組合条例第1号)第3条第1項に規定する額の手数料を納めなければならない。ただし、経済的困難その他特別の理由があると認めるときは、同条例第4条第1項の規定により当該手数料を減額し、又は免除することができる。

2　前項の期間は、第47条の規定により審査請求書の補正を命じた期間を除いた期間とする。

3　審査会への諮問は、諮問書(様式第16号)に必要な書類を添付して行うものとする。

4　総務グループは、第1項の規定により審査会に諮問した場合は、法第105条第2項の規定により審査会に諮問した旨を龍ケ崎地方塵芥処理組合情報公開・個人情報保護審査会諮問通知書(規則様式第36号)により、同項各号に規定する者に対し速やかに通知するものとする。

2　総務グループは、第48条又は前項の規定により裁決をした場合は、裁決書を作成し、行服法第51条第2項の規定により審査請求人に対し裁決の送達をするものとする。

3　総務グループは、裁決書の謄本を参加人及び所管グループに送付しなければならない。

4　総務グループは、当該総務グループがした裁決の内容を情報公開室に備え置き、一般の閲覧に供しなければならない。

5　所管グループは、裁決が法第107条第1項各号のいずれかに該当する場合は、第21条第6項及び第7項に規定する措置を講ずるものとする。

6　総務グループは、諮問に対する答申を受けた内容の趣旨と異なる裁決をした場合は、審査会に対し、当該裁決をした理由を説明しなければならない。

2　担当者又は職員は、前項の規定による苦情の申出を受けたときは、苦情の申出の内容等を記載した相談等申出処理票(様式第17号)を作成するものとする。

3　担当者は、前項の規定により相談等申出処理票を作成したときは、当該相談等申出処理票の原本を所管グループへ送付するとともに、その写しを総務グループにおいて保管するものとする。

4　所管グループは、第2項の規定により相談等申出処理票を作成したとき、又は前項の規定により相談等申出処理票の送付を受けたときは、苦情の申出の内容を検討し、その結果を相談等申出者に回答するものとする。

5　所管グループは、前項の規定により回答した場合は、その内容を相談等申出処理票に記載するとともに、その写しを総務グループに送付するものとする。この場合において、同項の規定により回答した方法が文書であるときは、その写しを添付するものとする。

この訓令は、令和7年4月1日から施行する。